Hoe gaat Scouting Stein om met persoonlijke gegevens?
Vanwege de verplichtingen die de Europese wetten omtrent de privacy (AVG) ons opleggen hebben wij binnen onze vereniging een aantal acties uitgevoerd om de gegevens van onze leden zo veel mogelijk af te schermen.
Voor de administratie maken wij gebruik van “scouts online”. Daarin zetten wij de code die ervoor zorgt dat daarin, buiten de naam van het lid, geen andere gegevens zoals, adres, telefoonnummer en e-mail voor andere leden van de speltak zichtbaar zijn standaard op “AAN”. De (directe) leiding en een aantal bestuursleden die dat vanwege hun functie nodig hebben, kunnen alle gegevens wel blijven inzien.
De gegevens kunnen daardoor echter ook niet meer op (kamp)lijsten geprint worden, hetgeen uiteraard lastig kan zijn en in noodsituaties zelfs ongewenst. Daarom vragen wij jullie de gegevens te bekijken en aan te geven of je het al dan niet bezwaarlijk vindt dat andere leden van de speltak de gegevens kunnen zien. Als je dat niet bezwaarlijk vindt, zetten we de code uit. De andere groepsleden kunnen dan uitsluitend de gegevens onder het tabblad “basis” zien. De gegevens op de andere tabbladen zijn alleen in te zien door de leiding en enkele bestuursleden die dat vanwege het uitoefenen van hun functie nodig hebben. Je kunt een inlogcode opvragen via https://login.scouting.nl/account/new. Via de mail ontvang je dan een code waarmee je op ieder moment alle gegevens die zijn vastgelegd inzien. Hoewel dat in principe wel mogelijk is, vragen wij je niet zelf gegevens aan te passen, maar wijzigingen altijd via de leiding of rechtstreeks aan de gegevensbeheerder door te geven.
In het kader van de veiligheid is het belangrijk dat bij calamiteiten altijd iemand door de leiding gebeld of gemaild kan worden. In praktijk blijken eerder doorgegeven telefoonnummers en/of mailadressen niet altijd (meer) correct te zijn. Wij zullen dan ook voortaan 1x per jaar contact opnemen met de vraag om te controleren of de bij ons bekende gegevens nog juist zijn. In de telefoonnummers willen wij in ieder geval noodnummers tot onze beschikking hebben. Er is een extra mogelijkheid voor het vermelden van telefoonnummers via de gegevens ouder/verzorger 1 en 2. Kijk s.v.p. kritisch naar de vermelde nummers en bedenk of met de vermelde nummers altijd iemand bereikbaar is. Ook hiervoor kunt je hieronder wijzigingen of aanvullingen doorgeven. Er is een formuliertje beschikbaar waarmee wijzigingen kunnen worden doorgegeven.
Vanwege de wetgeving is er ook formeel toestemming nodig voor het plaatsen van gelegenheidsfoto’s waarop je (kind) staat op de website of social media kanalen van scouting Stein. Dat zullen altijd alleen foto’s zijn die geheel en al voldoen aan de fatsoensnormen. Volledigheidshalve vermelden wij hierbij dat wij niet verantwoordelijk gesteld kunnen/mogen worden indien als reactie op een activiteit niet-leidinggevenden van onze vereniging eigen foto’s plaatsen. Let wel, onwelvoeglijke foto’s zullen wij uiteraard zelf zo spoedig mogelijk verwijderen en als iemand vraagt om een foto waarop hij/zij of een van hun kinderen in een dergelijke reactie staat te verwijderen, zullen wij daaraan z.s.m. gehoor geven.
Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft over privacy en hoe Scouting Stein hier mee om gaat kunt u altijd contact met ons opnemen via privacy@scoutingstein.nl. Wij zullen dan zo snel mogelijk contact met u opnemen.
Met vriendelijke groet, Scouting Stein